Comment optimiser le recueil et la centralisation des candidatures des artistes ?
02Témoignage
Matthieu SPIEGEL
Directeur du festival
Depuis plus de 30 ans, le Festival International de Musique Universitaire à Belfort propose une programmation de groupes venus du monde entier. Chaque année, 800 groupes candidatent et une centaine sont sélectionnés.
Nous rencontrions beaucoup de lourdeurs à traiter ces nombreuses candidatures qui arrivaient par courrier. Il fallait archiver les extraits sonores reçus sur CD ou par email. Nos équipes devaient saisir et organiser le fichier des candidats à partir des formulaires papiers.
Les informations récoltées concernent tous les services : programmation, administration, production, technique, communication, etc. et beaucoup de documents papier à ranger, tels les visas et copies de passeport des groupes étrangers.
Nous cherchions donc une solution pour optimiser ce fonctionnement.
Envie de tester ?
Notre équipe est à votre disposition pour répondre à vos questions et vous proposer une présentation des fonctionnalités de l’application.
Nous avons proposé au FIMU un formulaire permettant de déclencher un dossier de candidature et de donner accès à un espace en ligne, pour que les groupes candidats puissent compléter leur dossier au fur et à mesure.
Plus de 100 questions sont à renseigner par les groupes : infos de contact, extraits sonores, infos artistiques, fiches techniques, photos HD, infos administratives et logistiques, etc.
Chaque candidature est suivie dans le manager de HEEDS, et si nécessaire, des emails automatiques peuvent être envoyés pour des relances ou échanger d’autres informations.
L’ensemble de l’équipe a accès à ce dossier.
Pour les groupes sélectionnés, un développement sur mesure a été mis en place, qui permet de programmer directement les lauréats dans les événements, via le manager. L’ensemble des données collectées remonte alors automatiquement dans les modules dédiés : prog, prod, com, technique, etc.
Formulaires en ligne+
Les applications+
Développements sur mesure+
Vos badges+
Formulaires en ligne
Paramètrez vos propres formulaires en ligne pour alimenter automatiquement votre base de données HEEDS, à partir des inscriptions de candidats ou via des messages de mise à jour : très efficace pour consolider vos fichiers staff, prestataires, adhérents, publics, etc.
Les applications
HEEDS vous permet de générer des applications web à destination de vos interlocuteurs : staff, médias, artistes, prestataires, etc.
Ce sont des canaux efficaces pour partager et récolter facilement les informations nécéssaires à vos productions.
Développements sur mesure
HEEDS a un périmètre d’application très large et répond à de nombreuses problématique métiers.
Il est cependant possible d’effectuer des développements sur mesure pour répondre à certaines situations spécifiques.
N’hésitez pas à contacter l’équipe pour en savoir plus.
Vos badges
Lors de la mise en place de votre appli HEEDS, une matrice de badge personnalisée est proposée.
Vous pouvez donc générer des planches de badges à vos couleurs au format .pdf pour la gestion des accréditations de votre événement.
